작업일보 프로그램 도입 가이드: 태블릿 입력과 생산일보 엑셀 자동화

작업일보를 태블릿으로 받고 싶다는 상담에서 자주 듣는 말이 있습니다. "업체 세 곳에서 견적을 받았는데 금액 차이가 세 배예요. 뭐가 다른지 모르겠습니다."

금액이 벌어지는 이유는 대부분 기능 차이가 아니라 범위 차이입니다. 같은 단어를 서로 다른 뜻으로 쓰고 있어서 그렇습니다. 그래서 이 글은 기능 자랑 대신, 범위를 어떻게 쪼개서 확인하면 견적이 서로 비교되는지를 다룹니다.

작업일보 전산화는 세 덩어리로 나뉩니다

작업일보 프로그램이라는 말 안에는 성격이 다른 세 가지가 섞여 있습니다.

하나, 입력. 현장에서 작업자가 값을 넣는 부분입니다. 태블릿 작업일보라고 부를 때 보통 이것만 떠올립니다.

둘, 파일 생성. 입력된 값으로 지금 쓰던 생산일보 엑셀을 만들어 내는 부분입니다. 사무실에서 옮겨 적던 일이 여기서 사라집니다.

셋, 집계. 하루치를 모아 설비별로, 월별로 묶는 부분입니다. 설비 종합효율 표가 여기에 해당합니다.

견적서를 받으면 이 세 가지 중 어디까지가 들어 있는지부터 표시해 보십시오. 세 배 차이가 나던 금액이 대개 같은 자리로 모입니다.

입력 화면에서 갈리는 것

입력 화면은 어느 업체나 만듭니다. 갈리는 지점은 따로 있습니다.

첫째는 양식을 누구 기준으로 맞추는가입니다. 업체가 가진 표준 화면에 현장을 맞추라고 하면 교육 시간이 길어지고 현장에서 거부감이 생깁니다. 반대로 쓰던 종이 양식의 칸 순서를 그대로 옮기면 작업자가 새로 배울 것이 거의 없습니다.

둘째는 양식이 몇 종인가입니다. 공정마다 기록하는 항목이 다르면 화면도 그만큼 필요합니다. 견적서에 몇 종이 포함인지 적혀 있지 않으면 나중에 추가 비용으로 돌아옵니다.

셋째는 반복되는 값을 다루는 방식입니다. 매일 같은 시각에 들어가는 항목은 기본값으로 채워 두면 됩니다. 이런 배려가 있는지 없는지가 현장에서 실제로 쓰이느냐를 가릅니다.

엑셀을 그대로 만든다는 말의 범위

여기서 오해가 자주 생깁니다. "지금 쓰는 엑셀 그대로 나옵니다"라는 문장은 두 가지로 읽힙니다.

항목 구성과 계산 결과가 같다는 뜻일 수도 있고, 셀 서식과 인쇄 여백과 매크로까지 똑같다는 뜻일 수도 있습니다. 앞쪽은 어렵지 않고, 뒤쪽은 작업량이 크게 늘어납니다.

계약 전에 이 문장을 한 줄로 적어 두시는 편이 좋습니다. 예를 들면 이렇습니다.

항목 구성과 계산 결과는 동일하게 만들고, 셀 서식과 인쇄 여백은 최대한 맞추되 완전 동일은 보증하지 않으며, 매크로는 대상이 아니다.

이 한 줄이 있으면 검수 단계에서 다툴 일이 줄어듭니다.

종합효율이 자동으로 나오는 이유

설비 종합효율은 시간가동율과 성능가동율과 양품률을 곱해서 구합니다. 이 계산에 들어가는 값들을 하나씩 따라가 보면 결국 작업일보에 적는 값입니다.

근무시간과 휴게시간에서 조업시간이 나오고, 계획 정지를 빼면 부하시간이 됩니다. 정지 사유별 시간을 더한 값이 정지로스이고, 부하시간에서 그것을 빼면 가동시간입니다. 양품량과 불량 수량으로 양품률이 나옵니다.

즉 작업일보가 데이터로 들어와 있으면 종합효율은 따로 입력할 것이 없습니다. 월말에 표를 채우던 시간이 통째로 없어지는 것은 이 때문입니다. 회사에서 쓰던 계산 방식을 그대로 반영하기 때문에 기존에 보시던 수치와 어긋나지도 않습니다.

도입은 이 순서로 하시면 됩니다

한 번에 전 설비로 가지 않는 편이 안전합니다. 네 단계로 나누면 중간에 방향을 고칠 수 있습니다.

1단계 양식 확인. 지금 쓰는 종이 서식과 엑셀 파일을 모읍니다. 공정마다 항목이 다른지, 로트번호를 손으로 쓰는지 바코드로 읽는지를 같이 봅니다.

2단계 화면 구성안. 개발에 들어가기 전에 화면을 그림으로 먼저 만들어 현장에 보여 줍니다. 여기서 나오는 수정은 비용이 들지 않습니다. 만들고 나서 고치면 비용이 듭니다.

3단계 파일럿. 기록이 가장 많은 공정 하나, 설비 몇 대로 시작합니다. 교대를 몇 번 돌려 보면 화면에서 불편한 자리가 드러납니다.

4단계 확산. 불편한 곳을 고친 다음 대수를 늘립니다.

업체에 물어볼 질문 일곱 가지

상담 자리에서 이 일곱 개만 물어보셔도 견적이 서로 비교됩니다.

질문	확인하려는 것
지금 쓰는 양식을 그대로 쓸 수 있습니까	현장 교육 부담과 거부감
양식 몇 종이 포함이고, 추가 시 비용은 얼마입니까	공정별 화면 추가 비용
엑셀은 어디까지 같게 만들어 줍니까	항목과 계산인지, 서식과 매크로까지인지
종합효율 집계가 포함입니까	월말 수작업이 남는지
현장 무선망이 끊기면 어떻게 됩니까	오프라인 입력 여부와 별도 비용
태블릿 기기는 누가 준비합니까	기기값 포함 여부와 사양
검수는 무엇을 기준으로 합니까	준공 시점의 다툼 예방

마지막 질문이 특히 중요합니다. 검수 기준은 이렇게 잡으면 서로 명확합니다. 합의한 항목이 화면에서 입력되고, 생성된 엑셀 값이 같은 입력에 대해 지금 쓰는 엑셀과 일치하면 검수 완료로 봅니다.

비용이 갈리는 다섯 지점

앞의 내용을 비용 관점으로 다시 모으면 이렇습니다.

1. 양식 종수. 공정별로 다르면 화면이 늘어납니다.
2. 집계 포함 여부. 입력과 파일 생성까지만 할지, 월 단위 효율 집계까지 갈지에 따라 달라집니다.
3. 오프라인 동기화. 현장에 무선망이 닿지 않는 자리가 있으면 구조가 하나 더 붙습니다.
4. 기존 시스템 연동. 작업일보를 받고 엑셀을 만드는 것까지는 연동 없이 됩니다. 연동이 꼭 필요하다고 하면 이유를 들어 보십시오.
5. 기기. 태블릿 대수와 사양, 그리고 누가 구매하는지입니다.

정리하면

작업일보 프로그램을 고를 때 보실 것은 화면이 예쁜지가 아닙니다. 범위가 어디까지인지, 그 범위가 견적서에 글로 적혀 있는지입니다.

우정소프트웨어는 쓰시던 작업일보 양식과 엑셀을 그대로 두고 그 위에 태블릿 입력을 얹는 방식으로 진행합니다. 양식을 보내 주시면 개발 전에 화면 구성안을 먼저 만들어 보여 드립니다. 그림을 보고 판단하셔도 늦지 않습니다.

작업일보를 옮겨 적는 일에 매일 시간을 쓰고 계시다면 문의로 양식 한 장만 보내 주십시오.