납기·출고, 거래처가 묻기 전에 먼저 알립니다 — 카카오 알림톡 자동 안내

"우리 물건 언제 나와요?" — 담당자가 하루에도 몇 번씩 받는 전화입니다. MES를 열고 확인한 뒤 다시 전화하거나 문자를 보내는 것이 지금의 흐름입니다. 담당자가 자리를 비운 타이밍이나 바쁜 시간에는 이 응대가 지연되고, 거래처는 그 사이 불안해합니다.

내부 조회만으로는 충분하지 않은 이유

MES에 납기일과 출고 여부가 있다면, 담당자는 질문을 받을 때마다 조회해서 답할 수 있습니다. 하지만 이 구조는 거래처의 질문을 기다린 뒤 대응하는 방식입니다.

거래처 입장에서는 납기가 가까워질수록 불안합니다. 먼저 알려주지 않으면 전화를 겁니다. 납기가 지연되는 상황에서도 담당자가 먼저 연락하지 않으면 거래처는 당일 납기를 기대한 채 기다리게 됩니다. 이때 클레임의 강도가 달라집니다.

알림톡 자동 안내가 바꾸는 세 가지

납기 D-3일 예고 알림 — MES의 납기 예정일 기준으로, 3일 전에 거래처에 자동 발송합니다. "○○ 제품 납기 예정일이 3일 앞으로 다가왔습니다. 현재 출고 준비 진행 중입니다." 거래처는 수령 일정을 미리 잡을 수 있고, 담당자에게 확인 전화를 걸 이유가 줄어듭니다.

출고 완료 즉시 알림 — 출고 처리가 MES에 등록되는 순간 거래처에 자동으로 알림이 갑니다. 운송 정보나 인도 예정 시각을 함께 담으면 거래처의 수령 대기 시간도 줄어듭니다.

납기 지연 선제 통보 — 납기일 대비 출고 진행이 늦어지고 있다면, 지연 예상 시점을 MES에서 감지해 거래처에 먼저 알립니다. 클레임은 대부분 "왜 먼저 말해주지 않았냐"에서 시작됩니다. 먼저 알리면 대화의 주도권이 달라집니다.

기존 MES를 바꾸지 않고 연결하는 방식

이 알림 구조는 기존 MES·ERP를 변경하지 않고 그 위에 연결합니다. 납기일·출고 여부 등 이미 MES에 쌓이는 데이터를 읽고, 기준일이 도달하면 사전에 설정한 거래처로 알림톡을 발송합니다. 어느 거래처에 어떤 조건으로 발송할지는 회사마다 다르게 설정할 수 있습니다.

카카오 알림톡 외에 문자·이메일 채널도 병행 가능하며, 수신 대상을 거래처 담당자 개인 연락처 단위로 지정할 수도 있습니다.

납기 지연 선제 통보의 경우, 납기 리스크 판단 기준(출고 예상 소요일 대비 잔여 납기일 등)을 사전에 설정해야 합니다.

임원 관점에서 보는 효과

거래처에 먼저 알리는 공급사는 그렇지 않은 공급사보다 신뢰가 높습니다. 경쟁사가 여럿인 납품 환경에서는 납기 커뮤니케이션의 수준이 거래처 충성도에 영향을 미칩니다.

담당자 입장에서도 문의 전화에 응대하고 MES 조회 후 다시 연락하는 왕복 업무가 줄어듭니다. 알림이 자동으로 나가면 그 시간은 다른 업무로 돌아옵니다.

※ 문의 전화 감소 규모나 담당자 절감 시간은 운영 방식과 거래처 수에 따라 달라지며, 위 설명은 일반적인 효과 방향에 관한 것으로 실제 고객사 데이터가 아닙니다.

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