엑셀 서식

납품서 · 납품확인서 양식

물건에 딸려 나가는 종이와, 받은 쪽이 확인해 돌려주는 종이를 한 파일에 담았습니다. 값 칸은 없습니다. 개수를 맞추는 데만 쓰는 서식입니다.

거래처에 물건을 넘기고 받았다는 표시를 남기는, 회사끼리 주고받는 종이입니다. 관공서나 조달 쪽에 내실 「납품실적증명서」를 찾아오셨다면 이 서식이 아닙니다. 그런 서류는 내는 곳이 꼴을 정해 두는 경우가 있으니 받는 쪽에 먼저 물어보시는 편이 낫습니다.

이름이 비슷한 종이 셋

섞어 쓰기 쉬운데 쓰는 때와 방향이 다릅니다.

• · 거래명세서 — 얼마를 청구할지가 적힌 종이입니다. 값이 중심입니다
• · 납품서 — 물건과 함께 실려 나가는 종이입니다. 무엇을 몇 개 보냈는지만 적습니다
• · 납품확인서 — 받은 쪽이 확인해 돌려주는 종이입니다. 방향이 반대입니다

「인수증」이라 부르시는 곳도 있습니다. 같은 뜻으로 쓰이는 말입니다. 이 서식에는 값 칸을 처음부터 두지 않았습니다. 개수를 맞추는 종이와 돈을 청구하는 종이를 갈라 두는 편이 뒤가 깔끔하기 때문입니다. 값이 적힌 종이가 필요하시면 거래명세서 쪽을 쓰시면 됩니다.

★보낸 개수와 받은 개수가 늘 같지는 않습니다

500개를 실어 보냈는데 480개만 멀쩡한 날이 있습니다. 운반 중에 깨지기도 하고, 세어 보니 모자라기도 하고, 한두 개는 되돌려 보내기도 합니다.

이때 종이에 적을 자리가 없으면 말로 넘어갑니다.그리고 며칠 뒤 청구할 때가 되어서야 숫자가 안 맞는 걸 알게 됩니다. 그때는 양쪽 기억이 이미 갈려 있습니다.

그래서 품목 한 줄에 인수수량 칸을 두었습니다. 옅은 노란색으로 칠해 둔 칸이 받는 쪽 자리입니다. 세어 본 개수를 그 자리에서 적으면 되고, 보낸 개수와 다르면 수량 두 칸이 빨갛게 바뀝니다. 아래 합계 옆에도 한마디가 뜹니다.

다 맞은 날은 굳이 채우지 않으셔도 됩니다. 비워 두면 보낸 개수 그대로 갑니다.

둘째 시트는 따라서 채워집니다

대금을 청구할 때 「받았다는 확인」을 따로 내라는 곳이 있습니다. 그때 같은 내용을 옮겨 적지 않으셔도 되게, 납품확인서 시트를 하나 더 붙였습니다. 품목과 수량, 날짜와 번호, 인수 확인 칸, 그리고 비고가 앞 시트를 따라 채워집니다. 거기에 직접 치지 마십시오. 치면 그 칸은 더 이상 안 따라옵니다. 사업자등록번호나 대표자처럼 확인서에 굳이 없어도 되는 칸은 넘어오지 않습니다.

한 가지만 다릅니다. 확인서의 수량은 받은 개수를 씁니다. 인수수량을 적어 두셨으면 그 숫자가, 비워 두셨으면 보낸 개수가 올라옵니다. 받았다는 종이에 보낸 개수를 적으면 뒤에 가서 또 어긋나기 때문입니다.

채워 넣는 칸

• · 납품일자와 납품번호
• · 공급자 — 우리 회사 상호와 등록번호, 대표자 이름, 연락처
• · 납품처 — 상호, 담당자, 연락처, 그리고 납품 장소
• · 품목 열두 줄 — 품목명, 규격, 수량, 단위, 납품일
• · 받는 쪽이 적는 칸 — 인수수량
• · 인수 확인 — 인수일자, 인수자 소속, 인수자 성명, 서명 또는 도장
• · 비고 한 칸

납품 장소 칸을 따로 둔 이유가 있습니다. 상호로 적힌 주소와 물건이 실제로 가는 곳이 다른 경우가 흔합니다. 물건은 사무실에 닿았는데 정작 쓸 사람은 공장에서 기다리는 일이 그래서 생깁니다.

두 장을 뽑으십시오

한 장은 물건과 같이 두고, 한 장은 확인을 받아 돌아오시면 됩니다. 종이로 쓰실 거면 인수수량과 아래 확인 칸을 비운 채로 인쇄하시면 됩니다. 돌아오신 뒤 손으로 적혀 온 숫자를 파일에 옮겨 치고 둘째 시트를 다시 뽑으십시오. 미리 뽑아 둔 확인서에는 보낸 수량이 찍혀 있습니다.

수량 칸 둘은 숫자만 받습니다. 개나 박스, kg 은 옆 단위 칸이 맡습니다. 규격에 1/2 을 적어도 날짜로 바뀌지 않고, 연락처 앞의 0 도 사라지지 않습니다. 품목명과 비고 칸은 두 줄까지 인쇄됩니다. 한글 스무 자 안팎까지는 그대로 나오고, 그보다 길면 뒤가 잘리니 규격 칸으로 나눠 적으시는 편이 낫습니다.

표 가운데에 줄을 새로 넣거나 통째로 없애지 마십시오. 끼운 줄도 밑의 셈에는 들어갑니다. 다만 둘째 시트는 열두 줄뿐이라자리가 모자라 품목이 밀려 빠집니다. 그때는 확인서 합계 옆에 빨간 글이 뜹니다. 그 글이 보이면 품목을 나눠 파일을 하나 더 만드십시오. 줄을 지우거나 잘라 붙이는 것은 괜찮습니다. 둘째 시트가 따라옵니다.