엑셀 서식

작업지시서 양식

현장에 내려보내는 종이입니다. 무엇을 얼마나 언제까지 만드는지 적고, 얼마나 됐는지를 현장이 그 종이에 그대로 적어 올려보내도록 칸을 두었습니다.

★내려간 종이는 왜 안 올라오나

앞에 올려 둔 네 서식은 모두 회사 밖으로 나가는 종이입니다. 이것 하나만 다릅니다. 아침에 내려갔다가 저녁에 돌아와야 하는 종이입니다. 그런데 돌아오지 않습니다. 돌아와도 얼마나 됐는지가 안 적혀 있습니다.

까닭은 대개 하나입니다. 적을 칸이 없어서입니다. 내려보낸 종이에는 만들 것만 적혀 있고, 만든 것을 적을 자리가 없습니다. 그러면 현장은 수첩이나 화이트보드에 적고, 그 숫자는 저녁에 말로 전해집니다. 말로 전해진 숫자는 다음 날이면 아무도 기억하지 못합니다.

그래서 이 서식에는 지시수량 바로 옆에 완료수량을 두었습니다. 옅은 노란색 칸이 그것입니다. 그 옆 잔량은 저절로 빠져나옵니다. 같은 종이 한 줄에서 지시와 실적이 나란히 보이는 것이 이 서식의 전부입니다.

숫자를 잘못 옮겨 적으면 빨개집니다

현장에서 올려보낸 숫자를 사무실에서 다시 치다 보면 자리가 밀립니다. 지시가 50인데 완료를 500으로 치는 일이 그렇게 드물지 않습니다. 이럴 때 잔량이 마이너스가 되는데, 표에서는 눈에 잘 안 띕니다.

그 칸을 빨갛게 바꾸도록 해 두었습니다. 합계 옆에도 한마디 뜹니다. 막아 세우지는 않습니다. 더 만든 날이 실제로 있기 때문입니다. 다만 모르고 지나가지는 않게 해 둔 것입니다.

채워 넣는 칸

• · 지시일자와 지시번호
• · 지시 — 부서, 지시자, 연락처, 도면번호
• · 작업 — 작업반, 작업자, 연락처, 참조
• · 품목 열두 줄 — 품목명, 규격, 지시수량, 단위, 납기일
• · 현장이 적는 칸 — 완료수량. 잔량은 저절로 나옵니다
• · 작업 조건 — 착수 예정일, 완료 예정일, 작업 장소, 검사 기준
• · 작업 확인 — 완료일과 확인자
• · 비고 한 칸

단가나 금액 칸은 일부러 넣지 않았습니다. 회사 안에서 도는 종이라 현장에 값을 보여 줄 이유가 없고, 칸이 줄어든 만큼 품목명 자리가 넓어집니다.

종이로 내려보내실 때

완료수량과 아래 두 칸을 비운 채로 뽑으시면 됩니다. 그대로 현장에 내려가 손으로 적혀 올라오는 것이 원래 쓰임새입니다. 올라온 숫자를 사무실에서 같은 파일에 옮겨 치면 잔량이 저절로 맞습니다.

지시번호는 그날 날짜 뒤에 순번을 두 자리로 붙이시면 넉넉합니다(01, 02 …). 몇 달 뒤 「그 건 얼마나 나갔더라」 할 때, 그 번호 하나로 종이가 바로 나옵니다. 도면번호를 「A-001」이라 치셔도 앞자리가 사라지지 않게 해 두었습니다.

시트 오른편, 표가 끝나는 자리 너머에 짧은 설명이 열댓 줄 놓여 있습니다. 어느 색 칸을 누가 채우는지, 줄이 모자란 날은 어떻게 하는지를 적어 두었습니다. 인쇄 범위 밖이라 모니터에서만 읽히고 종이에는 따라 나오지 않습니다.

수량을 적는 두 칸에는 숫자 말고는 들어가지 않습니다. 낱개나 상자, 무게 표시는 바로 옆자리가 맡습니다. 글자를 섞으면 작은 창이 하나 뜹니다. 망가진 것이 아니라, 뒤쪽 계산이 어그러지기 전에 한 번 멈춰 세우는 턱입니다. 납기일 칸은 「9/25」도 「9월 말」도 가리지 않고 받습니다.

품목 표 한가운데에 새 줄을 끼우거나 줄째 걷어내지 마십시오. 맨 아래 셈은 처음 놓인 열두 줄만 바라봅니다. 안 쓰는 줄은 글자만 지워 두시고, 품목이 넘치는 날은 지시서를 한 장 더 뽑아 나누십시오. 다른 표에서 복사해 오시면 숫자 막음이 그냥 지나가니, 합계 옆에 뜨는 짧은 말을 한 번만 보아 주십시오.