ERP 자동화, 무엇부터 자동으로 만들지 고르는 법: 사흘치 조회 기록으로 셉니다

ERP 자동화를 문의하시는 분들이 가장 먼저 막히는 지점은 "이게 됩니까"가 아닙니다. 대개는 "그래서 뭐부터 하면 됩니까"입니다.

이 질문에는 상담으로 답이 잘 안 나옵니다. 회사마다 자주 보는 숫자가 다르고, 대표님이 급하다고 생각하는 것과 사무실에서 실제로 손이 많이 가는 것이 다른 경우도 흔하기 때문입니다. 그래서 저희는 세어 보시라고 권합니다.

자동으로 만들 값은 이미 정해져 있습니다

기준은 하나입니다. 같은 것을 되풀이해서 여는 화면입니다.

ERP를 여는 이유를 나눠 보면 크게 둘입니다. 넣으려고 열거나, 보려고 열거나. 넣는 쪽은 한 번 치면 그걸로 끝납니다. 반면 확인하는 쪽은 하루에도 몇 번씩, 그것도 서로 다른 사람이 각자 합니다. 되풀이되는 쪽이 자동으로 넘기기 쉬운 쪽입니다.

문제는 이 되풀이가 워낙 몸에 익어서 세어 보기 전에는 몇 번인지 아무도 모른다는 데 있습니다.

사흘이면 충분합니다

한 달을 적을 필요는 없습니다. 사무실 업무는 주 단위로 비슷하게 돌기 때문에 평일 사흘이면 모양이 드러납니다. 월말이 낀 주는 피하시는 편이 낫습니다. 평소보다 부풀려져서 판단이 흐려집니다.

적을 것은 다섯 칸입니다. 종이 한 장이면 됩니다.

"걸린 시간"은 초 단위로 정확할 필요가 없습니다. 자리에 앉아서 답을 찾아 회신하기까지 체감 시간을 적으면 됩니다. 밖에 있어서 사무실에 전화로 물어본 건도 한 줄로 칩니다. 오히려 그쪽이 중요합니다.

세고 나면 대개 이런 모양이 나옵니다

사흘치를 항목별로 묶으면 보통 위쪽 두세 가지가 전체의 절반을 넘깁니다. 미수 잔액과 현재고가 나란히 올라오는 회사가 많고, 수주 현황이 위로 오는 회사도 있습니다.

여기서 봐야 할 것은 횟수만이 아닙니다. 횟수 곱하기 시간입니다. 하루 한 번인데 15분씩 걸리는 월말 취합이, 하루 다섯 번인데 2분짜리 조회보다 무거울 수 있습니다.

그리고 한 칸 더 봅니다. "누가 물어서" 칸에 담당자 본인이 아니라 다른 사람 이름이 자주 적혀 있다면, 그건 한 사람이 창구 노릇을 하고 있다는 뜻입니다. 그 담당자가 자리를 비우면 그날은 아무도 답을 못 합니다.

1등 하나만 먼저 붙입니다

세어서 1등이 나오면 그것 하나만 먼저 자동으로 넘깁니다. 처음부터 다섯 가지를 다 하려고 하면 무엇이 효과가 있었는지 나중에 가릴 수가 없습니다.

저희가 하는 방식은 ERP를 바꾸지 않습니다. 조회만 되는 권한으로 옆에 붙여서, 그 1등 항목을 쓰던 메신저로 받게 만듭니다. 한 달 써 보고 기록표를 다시 적어 보면 그 줄이 줄었는지 아닌지가 그대로 보입니다. 방식에 대한 설명은 ERP 자동화 안내에 정리해 두었습니다.

세어 봤더니 적게 나왔다면

솔직하게 말씀드리면, 사흘 세었는데 조회가 하루 두세 번 나오고 한 건에 1~2분이면 자동화로 얻을 것이 크지 않습니다. 그런 회사는 안 하시는 편이 맞습니다.

저희가 굳이 세어 보시라고 말씀드리는 까닭이 이것입니다. 해야 할 명분을 만들어 드리려는 게 아니라, 할 값어치가 있는지를 그 회사 숫자로 직접 가리시라는 뜻입니다. 남의 회사 사례로는 이게 안 가려집니다.

기록표를 적어 보시고 1등이 무엇으로 나왔는지 알려 주시면, 그 항목이 지금 쓰시는 ERP에 붙는지부터 확인해 드립니다. 한 가지 기능만 30일간 값 없이 걸어 두고 판단하셔도 되고, 쓸모없다 싶으면 떼면 그만입니다. 떼어 낸 자리에 ERP 쪽으로 남는 변경은 없습니다.