재고 있어요? 전화, 하루에 몇 번 받으세요

거래처에서 전화가 옵니다. "그 제품 재고 있어요?" 받은 사람이 답을 모르면 어떻게 될까요. 자리에서 일어나 재고를 아는 사람을 찾습니다. 그 사람이 자리에 없으면, 전화는 다시 걸려 오거나 기다립니다.

카카오톡 조회 후 MES 데이터 각자 직접 물어봄

그 사람이 자리를 비우면 회사 전체가 멈춥니다

재고를 아는 사람은 보통 한 명, 많아야 두 명입니다. 그 사람이 휴가를 가거나, 외근 중이거나, 다른 전화를 받고 있으면 조회는 그대로 대기 상태가 됩니다.

문제는 이 구조가 "그 사람이 바빠서"가 아니라는 점입니다. 재고 조회 권한을 가진 시스템, 그 시스템 사용법을 아는 사람이 한 명으로 좁혀져 있기 때문에 생기는 구조적인 병목입니다. 사람이 늘어도 병목은 그대로 한 명입니다. 조회 권한과 사용법을 아는 사람이 그 한 명이라서요.

하루에 이 전화, 몇 번이나 될까요

한번 세어보면 생각보다 많습니다. 거래처 문의, 영업 직원의 확인 요청, 생산팀의 자재 확인까지 더하면 담당자 한 명에게 하루 열 번 이상 몰리는 경우도 있습니다.

이 열 번은 전부 "업무"가 아니라 "업무 중 끼어드는 인터럽트"입니다. 하던 일을 멈추고, 전산에 들어가고, 답하고, 다시 원래 일로 돌아옵니다. 이 전환 자체가 시간을 깎아 먹습니다.

※ 위 통화 빈도는 이해를 돕기 위한 가상 예시이며 실제 고객사 데이터가 아닙니다.

질문을 담당자가 아니라 시스템으로 보내면

병목을 푸는 방법은 두 가지입니다. 사람을 늘리거나, 질문이 가는 곳을 바꾸거나. 사람을 늘리는 건 비용이 듭니다. 질문이 가는 곳을 바꾸는 건 구조를 조금만 손보면 됩니다.

카카오톡에 "그 제품 재고 몇 개야?"라고 물으면, AI가 기존 MES 데이터베이스를 직접 조회해 보통 2~4초 안에 답합니다. 앱을 새로 설치하거나 MES에 로그인할 필요가 없습니다. 담당자가 자리에 있든 없든, 질문을 받은 사람이 그 자리에서 바로 답을 확인할 수 있습니다.

이 방식은 홈페이지의 「기존 방식 vs 업무봇」 비교 데모에서 실제로 확인할 수 있습니다. 같은 질문을 기존 방식과 카카오톡 방식으로 나란히 놓고 비교합니다.

조회가 아니라 판단이 필요한 경우는 어떻게 하나

물론 모든 질문이 이렇게 풀리진 않습니다. "이 물량, 다른 거래처 것 먼저 빼도 될까요" 같은 질문은 재고 숫자가 아니라 우선순위 판단이 필요합니다. 이런 판단은 여전히 사람이 합니다.

다만 판단이 필요한 질문과 숫자만 확인하면 되는 질문을 구분해 보면, 실제로는 후자가 훨씬 많습니다. 담당자에게 몰리던 열 번 중 판단이 필요한 건 한두 번이고, 나머지는 조회로 끝나는 경우가 많습니다. 그 나머지를 시스템으로 옮기는 것만으로도 담당자에게 남는 시간이 크게 달라집니다.

담당자 한 명에게 걸린 부담을 낮추는 일부터

재고 조회처럼 매일 반복되는 질문 하나를 먼저 카카오톡으로 옮겨 보는 것이 시작입니다. 기존 MES는 그대로 두고, 그 위에 자연어 조회 창구 하나만 얹으면 됩니다.

우정소프트웨어는 기존 MES·ERP를 바꾸지 않고 카카오톡으로 재고·납기·거래처 현황을 자연어로 조회할 수 있게 만듭니다. 반복되는 조회 전화 한 가지부터 1개 기능 무료 시범 운영으로 먼저 확인해 보세요.