AI 견적서 작성, 어디까지 맡기고 어디부터 직접 넣어야 하나요?

AI 견적서 작성은 "글"까지만 믿고, "숫자"는 믿지 않는 것이 맞습니다. 거래처에 보낼 인사말, 납기와 결제 조건 문장, 유효기간 문구, 어떤 칸을 둘지 초안은 AI가 빠르고 깔끔하게 만들어 줍니다. 하지만 단가, 수량, 합계, 세금은 처음부터 끝까지 사람이 넣고 사람이 맞춰야 합니다.

이 글은 「AI로 오늘 업무 하나 끝내는 법」 첫 번째 편입니다. 오늘 끝낼 업무는 견적서 한 장입니다.

견적서에서 AI가 잘하는 일은 "말 다듬기"입니다

견적서를 쓸 때 시간이 가장 많이 드는 곳은 의외로 숫자가 아닙니다. 단가는 이미 머릿속이나 단가표에 있습니다. 막히는 곳은 문장입니다.

• 처음 거래하는 곳에 보낼 정중한 인사말
• "납기는 발주 후 며칠", "결제는 월말 마감 후" 같은 조건을 오해 없이 쓰는 문장
• "이 견적은 언제까지 유효합니다" 같은 유효기간 문구
• 품목, 규격, 단위, 비고 칸을 어떤 순서로 둘지

이런 문장 초안은 대화형 AI에게 시키면 몇 초 만에 여러 가지가 나옵니다. 견적서마다 같은 말을 처음부터 다시 쓰던 시간이 줄어듭니다. 칸 구성도 "우리 업종에서 견적서에 보통 어떤 칸이 들어가나"를 물어 초안을 받은 뒤 고르면 됩니다.

단가와 합계를 AI에게 맡기면 안 되는 이유

AI는 계산기가 아닙니다. 그럴듯한 숫자를 만들어 낼 수 있고, 곱셈과 덧셈을 틀리게 해도 틀렸다고 말하지 않습니다. 줄이 많아지면 한 줄을 빠뜨리기도 합니다.

그래서 단가, 수량, 공급가액, 세액, 합계는 사람이 엑셀이나 계산기로 넣습니다. 세금을 어떻게 붙일지도 AI에게 묻고 그대로 쓰지 마세요. 거래마다 다를 수 있으니 거래처와 정한 방식이나 세무 담당의 확인을 따르는 것이 안전합니다.

수식이 이미 들어 있는 양식을 쓰면 이 부분이 편해집니다. 견적서 양식은 개수와 단가만 넣으면 금액 칸이 채워집니다. 여러 곳에서 받은 견적을 나란히 놓고 볼 때는 비교견적서 양식을 쓰면 됩니다.

그대로 복사해 쓰는 프롬프트

아래를 통째로 복사해 AI 대화창에 붙이고, 대괄호 부분만 바꿔 넣으세요. 금액과 수량은 일부러 받지 않게 했습니다.

너는 제조업 소기업의 견적서 작성을 돕는 사람이다.
아래 정보로 견적서에 들어갈 "문장"만 써 줘. 단가, 수량, 금액, 세금은 절대 쓰지 말고, 그 자리는 [직접 입력]으로 비워 둬.

- 받는 곳: ○○상사 (처음 거래 / 기존 거래 중 하나: [직접 입력])
- 품목: 품목A, 품목B
- 납기 조건: [직접 입력]
- 결제 조건: [직접 입력]
- 견적 유효기간: [직접 입력]
- 특이사항: [여기에 붙여 넣기]

써 줄 것:
1. 견적서 맨 위에 넣을 인사말 두세 문장 (정중하지만 짧게)
2. 납기, 결제, 유효기간을 한 줄씩 정리한 조건 문장
3. 견적서 칸 구성 초안 (칸 이름만 표로)
4. 보내기 전에 사람이 확인해야 할 항목 목록

이미 쓴 견적서 문장을 다듬고 싶을 때는 이렇게 짧게 물어도 됩니다.

아래 견적서 문장을 거래처가 오해하지 않게 쉽고 정중하게 고쳐 줘.
숫자와 날짜는 바꾸지 말고 그대로 둬. 바꾼 곳은 따로 표시해 줘.

[여기에 붙여 넣기]

붙여 넣기 전에, 보내기 전에 꼭 할 두 가지

첫째, AI 창에 넣기 전에 지울 것부터 지웁니다. 거래처 실제 상호, 담당자 이름, 휴대폰 번호, 우리 회사 단가표 원본은 넣지 마세요. 위 프롬프트처럼 ○○상사, 품목A로 바꿔 넣어도 문장은 똑같이 잘 나옵니다. 실제 이름은 받은 문장을 견적서에 옮길 때 사람이 채웁니다.

둘째, 견적서를 보내기 직전에 숫자를 한 번 더 봅니다. AI가 문장 안에 날짜나 숫자를 슬쩍 바꿔 넣었을 수 있습니다. 납기일, 유효기간이 원래 정한 것과 같은지 대조하고, 합계는 엑셀 수식이나 계산기로 다시 맞춥니다. 금액이 틀린 견적서는 문장이 아무리 좋아도 다시 보내야 합니다.

자주 묻는 질문

AI 견적서 작성은 무료 AI로도 되나요?

됩니다. 인사말과 조건 문장, 칸 구성 초안은 무료로 쓸 수 있는 AI로도 충분히 만들 수 있습니다. 금액 계산은 어떤 AI를 쓰든 엑셀이나 계산기로 따로 맞추세요.

AI가 써 준 세금 계산을 그대로 써도 되나요?

그대로 쓰지 않는 것이 좋습니다. 세금은 거래 조건에 따라 달라질 수 있어서, 거래처와 정한 방식이나 세무 담당 확인을 따르는 것이 안전합니다.

거래처 이름을 넣어야 문장이 자연스럽지 않나요?

○○상사처럼 가짜 이름을 넣어도 문장은 똑같이 나옵니다. 받은 문장을 견적서에 옮길 때 실제 상호로 바꾸면 됩니다.

견적 쓰기 전에 지난 거래부터 확인하고 싶다면

견적서를 쓰다 보면 "이 거래처에 지난번엔 어떤 조건으로 나갔더라"가 궁금해집니다. 그럴 때마다 사무실 PC를 켜고 전산을 뒤지는 대신, 휴대폰 카카오톡에 "○○상사 최근 수주 내역"이라고 물어 지금 쓰는 ERP 기록에서 바로 답을 받는 방법도 있습니다. 숫자는 전산에 있는 그대로 보여 주고, 단가를 정하는 판단은 여전히 사람이 합니다. 쓰시는 전산에서 이 조회가 되는지는 기능 하나만 붙여 써 보는 시범으로 확인하실 수 있고, 그 시범에는 비용이 들지 않습니다. AI 업무 활용을 더 넓게 보고 싶으시면 제조·소기업 AI 활용 가이드도 함께 보세요.

견적서 옆에 띄워 둔 카카오톡으로 지난 거래 조건까지 물어보고 싶다면 STAFF AI를 보세요.

※ 글 속 상호와 품목은 이해를 돕기 위한 가상 예시이며 실제 고객사나 거래처가 아닙니다.