자재 발주 AI 자동화 — MES 챗봇으로 구매 발주 관리하는 법
· 우정소프트웨어 · 약 5분 읽기
MES 챗봇으로 자재 구매 발주를 2단계 확인 방식으로 처리하고, 발주 현황·미납 자재·입고 예정을 카카오톡에서 즉시 조회하는 방법. 안전재고 미달 자동 발주 알림 포함.
제조 현장에서 자재 발주는 생산 일정을 지키는 핵심 업무입니다. 안전재고가 부족해 라인이 멈추거나, 발주를 늦게 넣어 입고가 밀리면 납기 전체가 흔들립니다. 그런데 발주 담당자가 매일 재고 현황을 직접 조회하고, 발주서를 작성하고, 거래처에 연락하는 수작업이 반복됩니다.
자재 발주 수동 처리의 구조적 문제
중소 제조업체에서 자재 발주는 구매 담당자 1~2명이 모든 품목을 관리하는 구조가 많습니다. 이 구조에서 반복되는 문제가 있습니다.
- MES·ERP에 재고 데이터가 있어도 담당자가 직접 로그인해 조회해야 안전재고 미달 여부를 확인 가능
- 발주 타이밍을 놓치면 리드타임(발주→입고 기간) 동안 자재가 부족해 라인이 멈출 수 있음
- 발주서 작성→거래처 연락→입고 확인까지 단계마다 담당자 수작업 필요
- 담당자가 자리를 비우거나 퇴사하면 발주 일정이 공백이 생겨 생산에 즉시 영향
- 거래처별 발주 이력·납기 준수율을 별도로 집계하려면 엑셀 작업이 필요
데이터는 MES에 있지만 발주 트리거와 처리는 여전히 사람의 순서대로 진행됩니다.
MES 챗봇이 자재 발주를 처리하는 방식
MES 챗봇은 기존 MES·ERP DB에 연동해 발주 관련 조회와 발주 요청 처리를 카카오톡에서 처리합니다. 기존 시스템을 교체하거나 수정하지 않습니다.
발주 요청 — 2단계 확인 방식
AI가 즉시 발주를 실행하지 않습니다. 발주할 품목이나 조건을 입력하면 발주 예정 내용(품목·수량·단가·거래처·희망 납기)을 먼저 요약해 보여주고, 담당자가 '확인'을 눌러야 MES에 반영됩니다. 오발주를 방지하는 2단계 확인 구조로, MES 본 시스템 API를 통해 정식 채번·발주 등록까지 처리합니다.
발주 현황·재고 조회 — 즉시 조회
현재 발주 진행 현황, 미납 자재 목록, 입고 예정 일자 등을 카카오톡 자연어 질문으로 즉시 조회합니다. MES 로그인 없이 담당자를 통하지 않고도 관련 직원이 바로 확인할 수 있습니다.
조회·발주 가능 항목
| 항목 | 예시 질문 | 처리 방식 |
|---|---|---|
| 안전재고 미달 자재 목록 | "안전재고 부족한 자재 있어?" | 즉시 조회 |
| 발주 요청 | "소재 A형 500kg 발주 넣어줘" | 2단계 확인 후 발주 |
| 진행 중 발주 현황 | "지금 발주 넣은 건 뭐야?" | 즉시 조회 |
| 미납 자재 확인 | "입고 기한 지난 자재 있어?" | 즉시 조회·자동 알림 |
| 입고 예정 일자 | "이번 주 입고 예정 자재 뭐야?" | 즉시 조회 |
| 거래처별 발주 이력 | "A거래처 이번 달 발주 내역 줘" | 즉시 조회 |
| 발주 취소·수량 변경 | "PO-240714-002 수량 300으로 변경해줘" | 2단계 확인 후 처리 |
| 납기 기준 우선순위 | "생산 납기 임박 순으로 발주 필요 자재 줘" | 즉시 조회 |
실제 카카오톡 사용 예시
안전재고 미달 자동 알림
AI봇 자동: "[자재 알림] 2026-07-14 07:00 기준 안전재고 미달 자재 — 소재 A형 현재고 80kg (안전재고 200kg) / 부품 B소켓 현재고 45ea (안전재고 100ea). 발주가 필요합니다."
발주 요청 (2단계 확인)
구매담당: "소재 A형 500kg 발주 넣어줘"
AI봇: "발주 예정 내용 확인 — 품목: 소재 A형 / 수량: 500kg / 거래처: 한국소재(주) / 단가: 2,800원/kg / 희망 납기: 2026-07-18 / 총액: 140만 원. 발주하시겠습니까?"
구매담당: "확인"
AI봇: "발주 PO-2026-0714-001 등록 완료. MES 발주 등록 및 거래처 확인 요청 처리됨."
발주 현황·미납 조회
담당자: "지금 발주 넣은 건 뭐야?"
AI봇: "2026-07-14 기준 진행 중 발주 — 총 8건. 입고 완료 대기 5건, 미납(기한 경과) 2건(PO-0710-003 부품 C 납기 07-12 경과 / PO-0709-007 포장재 D 납기 07-11 경과), 확인 필요 1건. 미납 건 거래처 확인이 필요합니다."
담당자: "이번 주 입고 예정 자재 뭐야?"
AI봇: "2026-07-14~07-18 입고 예정 자재 — ①소재 A형 500kg (07-15, 한국소재) ②부품 B소켓 200ea (07-16, B부품사) ③포장재 E 1,000매 (07-18, 포장재(주)). 총 3건."
공장장: "생산 납기 임박 순으로 발주 필요 자재 줘"
AI봇: "납기 기준 발주 필요 자재 — ①소재 F-2 (납기 07-17, 현재고 0, 리드타임 3일 → 즉시 발주 필요) ②부품 G볼트 (납기 07-19, 현재고 30ea, 필요량 150ea → 2일 내 발주) ③포장재 H (납기 07-22, 현재고 200매, 필요량 500매 → 4일 내 발주)."
도입 조건
자재 발주 AI 자동화를 연동하려면 아래 조건을 갖추어야 합니다.
필요 조건
- 자재 재고 데이터와 발주 이력이 MES·ERP DB에 디지털로 기록될 것
- DB 접속 정보(Oracle·MariaDB·MySQL·MSSQL)를 제공할 수 있을 것
- 카카오톡 또는 업무용 메신저 채널이 있을 것
발주 등록 기능을 연동하려면 추가로 필요
- MES·ERP에 발주 등록 API 또는 INSERT 가능한 테이블 구조
- 쓰기 권한이 부여된 DB 접속 계정 (읽기 전용 계정으로는 발주 처리 불가)
이런 경우라면 먼저 준비가 필요합니다
- 자재 재고·발주 이력을 종이 또는 엑셀로만 관리 → DB 기반 전산화가 먼저
- 재고 데이터와 발주 시스템이 별도로 분리되어 있고 연동이 없는 경우 → 연동 구조 확인 필요
구축 기간은 보통 4~6주이며, 재고·발주 현황 조회 기능부터 무료 시범 운영으로 시작하고 발주 등록 기능은 검증 후 단계적으로 확장합니다.
자재 발주 데이터는 이미 MES·ERP 안에 있습니다. 안전재고 확인·발주 요청·입고 추적 과정에서 담당자 손이 닿는 반복 작업을 줄이는 것이 MES 챗봇이 하는 일입니다. 카카오톡으로 발주 현황을 조회하거나 발주 자동화를 검토하고 싶다면 STAFF AI MES 챗봇 서비스에서 확인할 수 있습니다. 1개 기능 무료 시범 운영으로 시작할 수 있습니다.