인수인계서 양식, 업무 목록 말고 꼭 남겨야 할 다섯 칸

담당자가 바뀔 때 인수인계서가 실패하는 이유는 대개 하나입니다. 「하는 일」은 적혀 있는데 「지금 걸려 있는 일」과 「그 사람만 아는 사정」이 없기 때문입니다.

이 글은 교대 근무의 인수인계가 아닙니다. 교대 인수인계는 교대 인수인계 가이드에서 다뤘습니다. 여기서는 퇴사나 부서 이동으로 사람 자체가 바뀔 때 쓰는 인수인계서를 봅니다.

업무 목록만 넘기면 무엇이 빠지나

흔한 인수인계서는 이렇게 생겼습니다. 「매일 수주 확인, 매주 출하 계획, 매월 마감」. 틀린 말은 없습니다. 하지만 새 담당자는 첫 주에 이런 질문을 하게 됩니다.

• 이 거래처는 왜 납기를 하루 당겨서 보내요?
• 지난달 견적 파일은 어디 있어요?
• 이 금형은 아침에 왜 바로 안 돌려요?

답은 모두 떠난 사람 머릿속에 있습니다. 업무 목록은 「무엇을」만 적고 「지금 어디까지」와 「왜 그렇게」는 적지 않기 때문입니다. 퇴사가 회사에 얼마나 무거운지는 핵심 직원 퇴사 비용 글에 따로 정리했습니다.

칸 하나: 지금 걸려 있는 주문과 약속

가장 먼저 빠지고, 빠지면 가장 아픈 칸입니다. 마감이 끝난 일은 기록에 남지만 진행 중인 일은 담당자 메모장이나 통화 기억에만 있습니다.

이 칸에는 이렇게 적게 하세요.

• 거래처 이름, 약속한 내용, 약속한 날짜
• 아직 전산에 안 올린 구두 주문이나 전화 주문
• 「다음 주에 다시 연락드릴게요」처럼 말로만 한 약속

칸 둘: 거래처마다 다른 단가와 관례

전산에는 단가가 하나로 찍혀 있어도 실제로는 사정이 다릅니다. 어떤 곳은 포장 방식을 따로 맞추고, 어떤 곳은 납품서에 특정 문구를 넣어야 받아 줍니다.

이 칸은 거래처별로 한 줄씩 씁니다. 「단가 예외」, 「납품 관례」, 「싫어하는 것」 세 가지만 물어도 대부분 나옵니다. 담당자는 이걸 당연하게 여겨서 묻지 않으면 적지 않습니다.

칸 셋: 파일과 폴더가 있는 곳

「공유 폴더에 다 있어요」는 인수인계가 아닙니다. 어느 폴더의 어떤 파일이 최신본인지, 개인 PC나 개인 메일에만 있는 파일은 없는지 적어야 합니다.

특히 엑셀로 따로 관리하던 표가 문제입니다. 전산에 없는 계산이나 메모가 그 표에만 있는 경우가 많습니다. 파일 이름, 위치, 무엇을 할 때 여는지를 함께 적게 하세요.

칸 넷: 설비와 금형의 버릇

생산 쪽 담당자가 바뀔 때 꼭 필요한 칸입니다. 「이 설비는 아침 첫 가동 때 예열을 길게 한다」, 「이 금형은 특정 자재와 쓰면 버가 잘 난다」 같은 내용입니다.

이런 버릇은 매뉴얼에 없습니다. 오래 만진 사람이 몸으로 아는 것이라, 직접 물어서 받아 적어야 남습니다.

칸 다섯: 막히면 누구에게 물을지

마지막 칸은 사람 목록입니다. 사내에서 이 일을 같이 아는 사람, 거래처 쪽 실무 담당자, 설비를 고쳐 주는 업체를 적습니다. 떠난 사람에게 계속 전화하지 않게 하는 칸입니다.

서식 파일을 찾으신다면, 우리 서식 코너에는 인수인계서 양식이 아직 없습니다. 쓰시던 양식에 위 다섯 칸을 덧붙이는 것으로 충분합니다.

적는 것만으로 다 남지는 않는다

칸을 잘 만들어도 한계가 있습니다. 인수인계서는 쓴 날의 상태만 담습니다. 주문 진행이나 재고, 미수금은 다음 날부터 바뀝니다.

그래서 바뀌는 숫자는 문서가 아니라 전산에서 바로 꺼내 보게 하는 편이 낫습니다. 예를 들어 새 담당자가 카카오톡에 「A상사 아직 출하 안 된 주문 뭐 있어?」라고 물으면, 우정소프트웨어의 업무봇이 쓰던 MES 데이터를 읽어 바로 답합니다. 전임자에게 묻거나 화면을 뒤질 필요가 줄어듭니다. 인수인계서에는 전산이 모르는 사정만 남기면 됩니다.

인수인계서, 이 순서로 받으세요

1. 퇴사나 이동이 정해지면 바로 다섯 칸 양식을 건넨다
2. 전임자가 채운 뒤, 후임자와 함께 한 칸씩 읽으며 묻는다
3. 후임자가 첫 달에 막힌 질문을 다시 칸에 보탠다

담당자 교체로 걸려 있는 주문을 놓칠까 걱정되신다면, 우정소프트웨어에 기능 하나를 골라 무료 시범 운영부터 요청해 보세요. 새 담당자가 카카오톡으로 진행 중인 수주와 납기를 바로 물어볼 수 있는지 직접 확인하실 수 있습니다.